クラウドPBXについて
クラウドPBXとは...
コロナ禍でビジネスチャット、Web会議などの新しいコミュニケーション手段が急速に普及しましたが、まだ従来の電話を完全に手放す人はいないのではないでしょうか。
クラウドPBXとは、外部からの電話を転送する構内交換機をクラウド化したものです。従来のPBXとの最大の違いは工事の有無と運用のしやすさです。大掛かりな工事や専門的な知識が必要で、導入コストが高い従来のPBXに比べ、クラウドPBXは工事不要な上に低価格で導入する事が可能です。
クラウドPBXにより、インターネットに接続できる機器や場所があれば、構内交換機・PBXの機能をどこでも利用できるようになります。社内の携帯電話やスマートフォンをはじめ、個人所有の端末でも内線・外線問わず発着信が可能です。最近はコロナ禍によるテレワークに対応する為、導入する企業も急増しています。
尚、同じような用語でIP-PBXがあります。ネットワークに接続して音声のやり取りを行う仕組みは同様ですが、サーバの設置場所が異なります。IP-PBXではオフィスにサーバを設置する必要があり運用コストが高額になりがちです。また、運用管理するにはIP技術とある程度のスキルが必要です。
初期費用を抑え、運用管理を軽減するのであれば、クラウドPBXがお勧めです。クラウドPBXには、従来のPBXやIP-PBXにはないメリットがあります。代表的なメリットは以下の通りになります。
メリット
・固定電話を社内外問わず受発信できるようになる。
・内線はもちろん、固定電話への電話通信を社外のスマートフォンに転送が可能になる。
・災害で会社の構内交換機や電話機に被害があっても、社外で固定電話の対応が可能なのでBCP対策も可能になる。
・音声ガイダンスや文字起こしなどの機能が豊富で、従来の構内交換機より機能強化も頻繁に行われている。
コスト削減
導入時に構内交換機の物理的設置の必要がなく、固定電話より格段に安く、勿論、内線通話は全て無料で、電話機・電話回線が不要になる。
業務効率化
メンテナンス作業はインターネット（クラウド）にあるWeb上の管理画面で出来る為、社内に物理的な構内交換機が無くなり、高いスキルは一切不要でインターネットを経由し固定電話の設定を行えます。
レイアウト変更の際も電話の配線工事が一切不要になる。
その他のシステムとの連携で細かいところまでカスタマイズも可能ですので、簡単に事務作業の効率化が可能になる。
コロナ禍のテレワークにも最適
個人向けの端末は不要で、私用のスマートフォンでも社内電話の受け答えが可能になる。
サービスによってはビデオ会議やチャット機能も使える。
クラウドPBXにも当然デメリットはあります。しかし、導入前にきちんと比較検討をしたり、デメリットを理解するスキルがあれば大きな問題にはならないと思います。
デメリット
・IPネットワークを媒介する為、通話音質がインターネット環境に左右される。
・セキュリティ体制はサービス提供元次第になっており、PBXは提供元で管理しているクラウド環境で構築されている為、ユーザ側での対策には限界があります。
まとめ
働き方改革、コロナ禍によるテレワーク需要の高まりや、災害時の緊急連絡手段として、バックオフィスの社員にも、在宅勤務の為にスマートフォンを貸与する企業が増えてきています。
クラウドPBX導入の最大のメリットとしてまず挙げられるのは様々な面でのコストカットです。従来のPBXと違い、インターネットを経由して電話業務を可能とするクラウドPBXは、実際に電話機を用意する必要もなく、構内交換機の設置にかかる費用も大幅にカットする事ができます。今まで社用携帯電話（スマートフォン）を支給していた企業にとっては社用PC（Microsoft Teamsをはじめとしたクラウドアプリとの併用）や個人所有のスマートフォンを利用してもらう事で機器代の大幅な節約が可能となります。更に、通常の構内交換機は法定耐用年数が6年とされていますが、クラウドPBXはインターネット（クラウド上）にそのサービスがあるので年月による経年劣化の心配はなく、最新版へとアップデートされるので、いつでも最新の状態のものを使えるというのも大きいメリットです。通話料の削減という観点から見てもクラウドPBXは大きなメリットがあり、外出先でも社内間の通話(内線)であれば通話料無料というサービスが殆どで、今まで外線を使用する事で発生していた通話料の削減が可能となります。人事異動時のメンバー登録を外部に委託していた企業も、クラウドPBXならWeb上で簡単に設定を行う事ができ、電話転送サービスやボイスメッセージ等もクラウドPBXでは殆どが無料で利用できるので、利用料金の削減も可能です。社内レイアウトの変更に伴う業者の料金など、クラウドPBX導入で削減できる経費は非常に多く、コスト面が優れているという事とスモールスタートからの導入も可能なので、自社で電話業務にかかっていた費用考えるとクラウドPBXの導入を前向きに検討するべきではないでしょうか。