SharePointを活用しましょう
SharePointには、自社にサーバを構築して利用する、Microsoft SharePoint Serverと、クラウド上で利用するSharePoint Onlineの2種類がありますが、今回は、SharePoint OnlineをSharePointと致します。
折角、Microsoft 365を導入しても、SharePointを活用しなければ、業務の効率化、生産性の向上は見込めず、導入した効果が全くありません。SharePointとは、Microsoftが提供するチームでのファイル共有・共同作業・コミュニケーションをスムーズに行う為のサービスです。SharePointには、チームでの共同作業の効率性・利便性向上に役立つ、様々な機能が搭載されています。SharePointでは、アプリケーション・情報・コンテンツ・ナレッジを共有・管理する事で、組織全体の業務効率化・生産性向上を図る事ができます。
SharePointでできる事
ポータルサイト作成
SharePointの代表的な機能は、社内用のポータルサイト(チームサイト)作成です。デザインテンプレートやカスタマイズ機能を活用して、手軽にポータルサイトを作成する事が可能で、部署・チーム・プロジェクト等、社内の目的や状況に合わせたサイトを自由に作成する事ができます。
情報共有・共同編集
SharePointはクラウドツールである為、作成した社内ポータル上にてリアルタイムで情報共有・情報交換・共同作業を行う事が可能で、社内外問わずアクセスが可能である為、テレワーク・リモートワークにも問題なく活用する事ができます。
ドキュメント(コンテンツ)管理
SharePointで作成したポータルサイトでは、ドキュメント・画像など様々なファイルを安全に管理する事が出来ます。チームで使用するファイルをポータルサイト上で管理する事で、スムーズなファイルの参照や活用ができます。
ワークフロー
SharePointでは、複雑な業務フローをワークフローとして分かりやすく纏める事ができます。ワークフローは自動化する事もできる為、スピーディーな業務やミス軽減へと繋げる事ができます。
文書管理機能
SharePointでは、文書管理機能によりファイルのバージョン管理を行なう事ができます。最新版のファイルの判別や、誤って上書きしたファイルを元のバージョンに戻す事ができます。
リスト機能
SharePointでは、リストと呼ばれる機能により、予定表・アンケート・掲示板等の情報をデータベース管理する事ができます。
Microsoft 365と連携
社内ポータル作成のサービスとしてSharePointの人気が高い理由は、Microsoft 365との連携が可能で親和性が高い点が挙げられます。連携を行なえば、SharePointで作成した社内ポータル上で以下のような活用方法を行う事ができます。
社内ポータル上でMicrosoft 365(Word・Excel・PowerPoint・Forms)のファイル編集・共有を行なう
Microsoft Teamsと連携して社内ポータル上に情報共有・コミュニケーションを集約
Yammerとの連携により社内ポータル上でオンラインミーティングやディスカッションを実施
Microsoft Streamとの連携により社内ポータル上で動画を用いた勉強会・研修を開催
Microsoft 365での編集内容はリアルタイムに反映され、複数人での同時編集も行える為、チームでの作業もスムーズに進める事が可能です。又、情報共有やコミュニケーションのツールも活用する事で、社内各部署・部門のニーズに合わせた社内ポータルのカスタマイズが可能となり、業務効率・利便性の向上を図る事ができます。
SharePointで社内ポータルを作成するメリット
日本の会社などの組織では実務にMicrosoft 365を活用している事が多い為、Microsoft 365との親和性が高い事は、社内ポータルを作成する上で大きなメリットと言えます。
マルチデバイスに対応
SharePointは、パソコンだけでなくスマホ・タブレットでも利用可能なマルチデバイス対応しており、オフィスワークだけでなく外出先での情報参照・情報共有にも活用する事ができます。
サイト作成時に追加料金が不要
SharePointは、Microsoft 365の主要なプランでは基本料金のみで利用できるツールである為、サイト作成時に別途、初期費用や運営にかかる月額費用等を用意する必要が全くありません。他のCMSのようにサーバ・ドメインの取得費用・維持管理費用も不要です。余計な追加料金が一切かからない為、非常にリーズナブルな料金で社内ポータルを導入・運用できる事も、SharePointを活用する大きなメリットの一つです。
コミュニケーションを促す機能
SharePointで作成した社内ポータルでは、コメント欄・いいね!ボタンといったコミュニケーションを促進する機能が搭載されています。これらの機能を活用する事で、ポータルサイト上で直接コミュニケーションを交わす事ができる為、社内のコミュニケーションの活性化に繋がります。又、SharePointにはアンケート機能も搭載されており、社内からの意見やアイデアの収集・調査も手軽に行う事が可能です。情報の共有・活用や共同作業と同時にコミュニケーションを図れる事は、ビジネスを推進する上で大きなメリットと言えるのではないでしょうか。
カスタマイズ性に優れる
SharePointはカスタマイズ性に優れており、単体で多くの機能を搭載している為、自由度の高い社内ポータルを作成できる事もメリットの一つです。社内ポータルに様々な機能を付加したり、配下にサブサイトを作成したりする事も容易にできます。又、社内ポータルは運用過程でコンテンツを追加していく事が重要となりますが、カスタマイズ性に優れている事は運用・管理の面でも優位に働きます。社内ポータルに求める機能は会社などの組織により異なる為、カスタマイズ性・サイト作成の柔軟性の高さはSharePointの支持が拡大している理由ではないでしょうか。社内ポータルを作成できるサービスは多々ありますが、作成面においても、費用面においても、活用面においてもメリットが大きい事から、SharePointに人気が集中しています。
SharePointを作成し活用・運用する。
社内ポータルを作成する目的を明確にする
SharePointで社内ポータルを作成する際には、会社など組織のニーズに合致したサイトを作る事が最も重要です。その為には、作成を行う前に社内ポータルを導入・運用する目的を明確化しておく必要があります。明確な目的があれば、社内ポータルに求める性能・機能・用途・対象ユーザー・解決したい課題・達成したい目標など、さまざまな要件を具体化していく事ができる為、会社など組織のニーズに合致した有用性の高い社内ポータルの作成に繋がります。社内ポータルを作成する目的は企業によって様々です。漠然と導入を行ったり、いたずらに機能を充実させたりしても、会社など組織のニーズに合致したサイトを作る事は難しい為、目的の明確化は必ず行っておきましょう。
外部連携を上手く活用する
SharePointは一般的なWebサイト作成用のCMSとは異なり、外部ツール・システムとの連携によるカスタマイズ性の高さが大きなメリットです。SharePointで社内ポータルを作成する際には、このような特性を活かして会社など組織の目的・用途・課題解決に役立てるサイトを完成させる事ができます。
SharePointの運用体制を整えておく
SharePointで作成した社内ポータルでパフォーマンスを発揮するには、コンテンツの追加・更新・運用を滞りなくおこなう事が重要です。運用するメンバーの育成にスキルと一定の手間と時間がかかる為、その事を認識して体制を整えておく事も重要となります。
SharePointを追求するのには専門的な知識・スキルが必要
SharePointは手軽に社内ポータルを作成できます。カスタマイズ機能を活用すればある程度自由なデザインを実現できますが、専門的な知識・スキルが必要となります。
まとめ
SharePointは社内ポータルの作成に役立つ機能・拡張性が備わっており、優れたCMSである事に間違いありません。しかし、SharePointで社内ポータルを作成せずに他社サービスを利用し、会社など組織の情報共有・業務効率化・生産性向上に失敗している事例も風の便りに聞いた事があります。その大きな理由は、SharePointに対する理解不足が主な原因として挙げられます。その為、SharePointで社内ポータルを作成する際には、失敗のリスクを避ける為にも、ツールの特性やメリット・デメリットを十分に勉強し理解してから取り掛かりましょう。